3 Tools, ohne die ich als Selbstständige nicht leben kann

Ich liebe nichts mehr als effizient zu arbeiten. Zum Glück gibt es dafür mittlerweile ziemlich viele smarte Tools, die einem Einiges an Arbeitszeit abnehmen können. Ohne diese drei könnte ich mir meine Selbstständigkeit nicht mehr vorstellen, deshalb Vorhang auf für ...

🧠 Notion: mein zweites Gehirn

Es gab eine Zeit, in der ich Notion nur vom Hörensagen kannte und zwar schon damals begeistert von den vielen Funktionen und Möglichkeiten war, mich aber nicht überwinden konnte, selbst auf Notion umzusteigen. Ich hatte schon ein relativ gut funktionierendes System aus:

• Google Drive zur Datenspeicherung

• Asana zum Projektmanagement

• Airtable zur Content Planung

Damit konnte ich alle wichtigsten Bedürfnisse abdecken, stand aber immer wieder vor dem Problem, dass ich genervt davon war, ständig hin und her springen zu müssen. Zwar kann man die drei Tools miteinander verknüpfen, aber das Ergebnis war für mich wenig befriedigend. Und so beschloss ich einen Sommer lang, Notion endlich auszuprobieren.

Dieser Sommer hat mein Business nachhaltig verändert, denn mittlerweile gibt es nichts, das ich nicht in Notion plane. Es ersetzt nicht nur die drei oben genannten Tools komplett, ich habe damit bereits ganze Onlinekurse geplant, Umfragen ausgewertet und meine komplette Masterarbeit durchstrukturiert.

Was ich an Notion so besonders finde, lässt sich eigentlich in einem Satz zusammenfassen: es funktioniert wie ein zweites Gehirn. Im Grunde genommen kann alles, das in Notion erstellt wird auf irgendeine Art und Weise mit anderen Inhalten verknüpft werden. So entstehen vernetzte Strukturen, die denen in unserem Gehirn ähneln. Klar kann man das auch mit anderen Tools, aber nie so effektiv, so nutzerfreundlich und so logisch.

Außerdem bietet Notion zahlreiche Verknüpfungen mit anderen Apps, die nahtlos eingebettet werden können. Beim Planen meiner Onlinekurse erstelle ich zum Beispiel immer eine eigene Notion-Seite pro Einheit, in der ich nicht nur die Texte für die Kursseite verfasse, sondern meine aufgezeichneten Videos, Worksheets und Canva-Präsentationen einbette. So habe ich alles an einem Ort gesammelt und muss nie mehr nach den richtigen Dateien suchen.

💬 Wenn du Anleitungen und Einblicke bekommen möchtest, wie ich Notion verwende, hinterlasse mir gerne einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel. Ist das Interesse da, werde ich eine eigene Blog-Kategorie für Notion-Tutorials erstellen.

💼 Dubsado: Smartes Business-Management

Ein weiteres Tool, das ich wirklich jeden einzelnen Tag verwende, ist im DACH-Raum noch weitgehend unbekannt. Dubsado* ist ein Business-Management Tool aus den USA, das so ziemlich alles abdeckt, das man als digitale Freelancerin braucht. Hier nur ein kleiner Überblick, was du alles mit Dubsado machen kannst:

• Honorarnoten erstellen und automatisieren, was besonders praktisch ist, wenn du Kundinnen hast, die Monatspakete bei dir gebucht haben. Stell einfach einmal die Honorarnote ein und sie wird Monat für Monat automatisch an deine Kundin geschickt.

• Kalenderlinks generieren, so wie du das auch schon von Calendly kennst. Der Vorteil: in Dubsado hast du gleich alle Infos zur Kundin gespeichert.

• Fragebögen und Verträge erstellen, die du direkt mit dem Kalenderlink verknüpfen kannst. So mache ich das z.B. für meine Strategie Calls und Struktur Calls. Erst wenn meine AGB unterzeichnet wurden, kann ein Termin gebucht werden.

• Angebote erstellen, die vor allem hilfreich sind, wenn du mit sogenannten „productized Services” arbeitest. Dabei handelt es sich um fix-fertige Pakete rund um deine Dienstleistungen, die du in eine Angebotsvorlage einfügen kannst. Mit ein bisschen grafischen Know-How kannst du deine Angebote auch wunderschön gestalten.

• Automatisierungen einrichten, die dir mindestens 5 Stunden die Woche sparen. Rechts siehst du zum Beispiel eine Automatisierung für meinen Struktur Call, bei der sowohl der Kalenderlink, also auch E-Mail-Erinnerungen, Follow-up Fragebögen und ein kleines Geschenk für Kund:innen, die meinen Feedback-Fragebogen ausfüllen, automatisch ausgesendet werden. Ich passe meistens nur mehr die E-Mail-Texte leicht an. Stell dir für du müsstest jeden einzelnen dieser Schritte manuell durchführen. 😥

• Ein Kundenportal erstellen, wovon auch deine Kund:innen begeistert sein werden. Dort finden sie nämlich alle Fragebögen, Verträge und Honorarnoten an einem Ort gespeichert und können sich sogar selbst Termine einbuchen, wenn du das möchtest.

Du siehst also, Dubsado kann unglaublich viel und mit ein paar kleinen Tricks ist die Nutzung sogar DSGVO-konform. (Zu diesem Thema kommt noch ein anderes Mal ein Blog-Artikel)

*Hierbei handelt es sich um einen Affiliate-Link. Wenn du unter diesem Link ein Abo abschließt, erhältst du einen 20% Discount und ich bekomme einen Gutschein über 35€ ausgestellt.

🎥 Loom: Schnelle Screen-Recordings

Wenn ich ehrlich bin, müsste an dritter Stelle Canva stehen, da ich das Grafikprogramm mindestens genauso oft verwende, wie die anderen beiden Tools. Weil es mittlerweile aber schon jede/r kennt, wollte ich dir ein weiteres hilfreiches Programm vorstellen, mit dem ich alle meine Kursvideos gefilmt habe - Loom.

Loom ist eine einfache Screen-Recording App, die du herunterladen und auf deinem Laptop oder Mac installieren kannst. Dann kannst du mit wenigen Klicks Videos aufnehmen, auf denen sowohl dein Bildschirm als auch du zu sehen bist (sofern du eine Webcam hast).

Ich nutze Loom nicht nur für meine Onlinekurs- Videos, sondern schicke auch gerne Loom-Videos an meine Kund:innen, zum Beispiel wenn ich diesen Feedback zu ihrem Instagram-Account gebe. Diese Videos können sie sich bei Bedarf mehrmals ansehen und ich finde sie viel spannender und interaktiver als eine ellenlange E-Mail zu verfassen.

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Das waren also meine drei wichtigsten Tools, ohne die ich als Selbstständige nicht leben könnte. Was sind deine Top 3? Schreib sie mir gerne in die Kommentare. ⬇️

Ansonsten danke fürs Lesen und pass auf dich auf